KI-generiertMehr als eine Formalität
Das Gespräch lief gut, der Lebenslauf überzeugt, und trotzdem bleibt eine leise Unsicherheit: Stimmt das Bild? Ein Referenzgespräch kann helfen, diese Lücke zu schließen. In vielen Unternehmen wird es aber als Pflichtübung kurz vor der Vertragsunterschrift abgehakt. Dabei kann es wertvolle Einblicke liefern, wenn es gut vorbereitet ist.
Warum Standardfragen wenig bringen
Die meisten Bewerberinnen und Bewerber nennen Referenzpersonen, von denen sie eine positive Auskunft erwarten. Wer dann nur fragt, ob die Person zuverlässig und freundlich war, hört vor allem höfliche Floskeln. Aufschlussreicher sind Fragen nach konkreten Situationen.
Die richtigen Referenzpersonen
Bitte die Kandidatin oder den Kandidaten um mehrere Kontakte aus unterschiedlichen Rollen: ehemalige Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen und bei Führungspositionen auch Mitarbeitende, die geführt wurden. So entsteht ein vielseitigeres Bild. Hol Referenzen nur mit Zustimmung der Person ein und sprich nur mit den Kontakten, die sie freigegeben hat.
Das Gespräch vorbereiten
Überleg vorher, in welcher Beziehung die Referenzperson zur Kandidatin oder zum Kandidaten stand und was du wissen willst. Steig wertschätzend ein, erkläre kurz den Zweck und sichere Vertraulichkeit zu. Achte auch darauf, wie geantwortet wird: Zögern, sehr allgemeine Antworten oder ausweichende Formulierungen können ebenso aufschlussreich sein wie der Inhalt.
Fragen mit Substanz
Ersetze Ja-Nein-Fragen durch offene, verhaltensbezogene Fragen. Zum Beispiel: "In welchem Zusammenhang haben Sie zusammengearbeitet, und welche Rolle hatte die Person im Team?" "Wo lagen ihre größten Erfolge? Können Sie ein konkretes Beispiel nennen?" "Wie ist sie mit Druck oder Konflikten umgegangen?" "In welchem Bereich könnte sie sich noch weiterentwickeln?" "Würden Sie wieder mit ihr zusammenarbeiten?"
Aussagen abgleichen
Leg die Aussagen der verschiedenen Referenzpersonen nebeneinander. Gibt es Muster oder Widersprüche zu dem, was im Gespräch erzählt wurde? Nutze die Erkenntnisse, um das Gesamtbild abzurunden, nicht um einzelne Aussagen überzubewerten. Eine einzelne kritische Stimme kann auch mit einem persönlichen Konflikt zu tun haben.
Datenschutz
Referenzauskünfte sind personenbezogene Daten. In Deutschland und Österreich gilt die Datenschutz-Grundverordnung, in der Schweiz das Datenschutzgesetz. Hol Referenzen deshalb nur mit Einwilligung ein, frag nur, was für die Stelle relevant ist, und dokumentiere das Gespräch sachlich.
Fazit
Ein gut vorbereitetes Referenzgespräch mit den richtigen Personen und offenen Fragen hilft, eine Einstellungsentscheidung auf eine breitere Grundlage zu stellen. Wenn du als Unternehmen Unterstützung beim Recruiting suchst, findest du mehr unter Leistungen für Unternehmen.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Einschätzung und keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall wende dich an eine Fachperson. Stand Oktober 2026.
Häufige Fragen
Brauche ich die Zustimmung der Bewerberin oder des Bewerbers für einen Referenzcheck?
Hol Referenzen nur mit Zustimmung der Person ein und sprich nur mit Kontakten, die sie freigegeben hat. So bist du datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite und vermeidest Vertrauensverlust.
Kann ich Referenzen von ehemaligen Kollegen oder Kunden einholen?
Ja, neben Vorgesetzten sind auch Kollegen, Projektleiter oder sogar Kunden wertvolle Referenten. Wichtig ist immer, dass der Kandidat dem Kontakt zugestimmt hat.
Wie lange sollte ein Referenzgespräch dauern?
So lange, dass du deine vorbereiteten Fragen in Ruhe stellen kannst, ohne die Zeit der Referenzperson über Gebühr zu beanspruchen. Kündige die ungefähre Dauer zu Beginn an.
Was sind die größten Fehler beim Referenzcheck?
Zu den größten Fehlern gehören die ausschließliche Nutzung vorgegebener Referenten, oberflächliche Fragen, das Fehlen einer strukturierten Vorbereitung und das Ignorieren von datenschutzrechtlichen Vorgaben.
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