Datenschutzerklärung

1. Serverdaten

Diese Webseite erhebt und speichert automatisch Server-Log-Files-Informationen, die Ihr Browser an uns übermittelt. Dies sind:

• IP-Adresse,
• Hostname und
• Zeitpunkt des Zugriffs.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich daraus, Anhaltspunkte einer rechtswidrigen Nutzung unserer Website ermitteln zu können. Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt. Die Website wird bei unserem Hosting-Dienstleister betrieben; die Auslieferung erfolgt zusätzlich über ein Content-Delivery-Network. Mit den eingesetzten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Domainverwaltung erfolgt über die easyname GmbH mit Sitz in Österreich. Die erhobenen Daten werden für 30 Tage in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt, gespeichert. Nur bei Angriffen auf unsere Server-Infrastruktur oder anderen Rechtsverletzungen speichern wir die Server-Log-Dateien länger als 30 Tage. Diese längere Speicherung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Beweissicherung.

2. Anfragen per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular

Angaben zu Ihrer Person, die Sie uns per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular übermitteln, behandeln wir vertraulich. Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich aus unserem Interesse, Anfragen unserer Kunden, Geschäftspartner und Interessenten zu beantworten und die Kundenzufriedenheit zu erhalten und zu fördern.

Eine Weitergabe der Daten an Dritte schließen wir aus. Ausnahmsweise werden Daten in unserem Auftrag von Auftragsverarbeitern verarbeitet. Diese sind jeweils sorgfältig ausgesucht, werden von uns vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet.

Alle personenbezogenen Angaben, die Sie uns gegenüber bei Anfragen zukommen lassen, werden von uns spätestens 180 Tage nach der erteilten finalen Antwort an Sie gelöscht bzw. anonymisiert. Die Aufbewahrung von 180 Tagen ergibt sich daraus, dass es vereinzelt vorkommen kann, dass Sie uns nach einer Antwort nochmals zur gleichen Sache kontaktieren und sich auf die Vorkorrespondenz beziehen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass in der Regel nach 180 Tagen Rückfragen zu unseren Antworten nicht mehr vorkommen.

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, werden die von Ihnen angegebenen Daten über eine Serverfunktion verarbeitet, per E-Mail an uns zugestellt und zur Ausfallsicherheit sowie zur Nachvollziehbarkeit des Versands in einer Datenbank protokolliert. Betrieben wird dieses Backend von unserem Anbieter für Anwendungs- und Datenbankhosting als Auftragsverarbeiter; es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO an einer zuverlässigen Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie, soweit es um die Anbahnung eines Vertrags geht, Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

3. Anfragen per Direktnachrichten über WhatsApp-Business

Zur direkten und unkomplizierten Kontaktaufnahme bieten wir Ihnen die Möglichkeit, uns über WhatsApp-Business zu schreiben. Auf unserer Website ist kein Chat-Fenster und kein Skript von WhatsApp eingebettet, wir verlinken lediglich auf WhatsApp. Eine Datenübertragung an WhatsApp findet erst dann statt, wenn Sie selbst auf den WhatsApp-Link klicken und den Chat in WhatsApp öffnen. Beim reinen Aufruf unserer Seiten werden keine Daten an WhatsApp oder Meta übertragen. Die Datenverarbeitung in diesem Zusammenhang beruht auf der Rechtsgrundlage der Vertragserfüllung bzw. Vertragsanbahnung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Im Rahmen der Nutzung von WhatsApp ist die WhatsApp Ireland Limited Empfängerin Ihrer Daten und Auftragsverarbeiterin nach Maßgabe des Art. 28 DSGVO. Bei WhatsApp handelt es sich um ein Produkt der Meta Companies (vormals Facebook Inc.). Im Rahmen der Messenger werden Ihre Daten auch an Drittländer außerhalb der Europäischen Union übermittelt, für welche kein Angemessenheitsbeschluss besteht. Rechtsgrundlage für die Übermittlung von Daten in Drittländer wie die USA im Rahmen der Nutzung sind Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Ihre Daten werden für die Dauer des laufenden Vertrags gespeichert und danach aus WhatsApp gelöscht. Sollte kein Vertrag mit Ihnen zustande kommen, löschen wir den Chat spätestens 180 Tage nach der erteilten finalen Antwort an Sie.

4. Einwilligungsverwaltung

Beim ersten Besuch blenden wir einen Hinweis zum Umgang mit Cookies und ähnlichen Technologien ein. Wir setzen hierfür kein Tool eines Drittanbieters ein; es findet keine Datenübermittlung an Dritte statt.

Ihre Entscheidung wird ausschließlich lokal in Ihrem Browser gespeichert (Local Storage, Einträge „cookie_consent" und „cookie_preferences"). Es wird hierfür kein Cookie gesetzt und keine Kennung erzeugt, die Sie identifizierbar macht. Die Speicherung bleibt bestehen, bis Sie den Local Storage Ihres Browsers löschen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO an der Dokumentation dieser Entscheidung.

5. Keine Webtrackingmaßnahmen

Auf dieser Website setzen wir keine Webanalyse- und keine Werbe-Tracking-Dienste ein. Es sind insbesondere weder Google Analytics noch Google Ads, kein Google Tag Manager und keine vergleichbaren Dienste eingebunden. Es findet keine Reichweitenmessung, kein Profiling und keine geräteübergreifende Wiedererkennung statt.

Beim Aufruf unserer Seiten werden keine Skripte von Dritten nachgeladen. Alle Schriftarten, Bilder und Skripte werden von unserem eigenen Server ausgeliefert.

6. Cookies

Diese Website setzt keine Cookies. Es werden auch keine Cookies von Dritten gesetzt.

Gespeichert werden lediglich die folgenden Einträge im Local Storage Ihres Browsers. Dabei handelt es sich nicht um Cookies; die Daten verbleiben auf Ihrem Gerät und werden nicht an uns oder an Dritte übertragen.

Sie können diese Einträge jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

7. Google Bewertungen

Wir geben auf unserer Website ausgewählte Bewertungen wieder, die Kundinnen und Kunden bei Google abgegeben haben. Die Darstellung erfolgt rein statisch als Text auf unseren eigenen Seiten. Beim Aufruf der Seite wird keine Verbindung zu Google hergestellt, es wird kein Widget und kein Skript von Google nachgeladen und es werden keine Daten an Google übertragen.

Eine Verbindung zu Google entsteht erst, wenn Sie aktiv auf den Link zu unserem Google-Unternehmensprofil klicken. In diesem Fall erhält Google die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse unsere Seite besucht haben, sowie weitere technische Angaben zu Ihrem Browser und Endgerät.

Soweit Google-Bewertungen auf unserer Website veröffentlicht werden, beruht diese Datenverarbeitung auf unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO an der Darstellung von Kundenstimmen. Sie haben jederzeit das Recht, Widerspruch einzulegen.

8. Google Fonts

Wir verwenden auf unserer Webseite Schriftarten von Google, sog. „Google Fonts". Anstatt die Schriftarten direkt über Server von Google zu laden, haben wir diese direkt auf unseren Servern eingebunden. Es wird keine Verbindung zu Servern von Google aufgebaut; die Schriftarten werden ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert.

1. Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)

Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich aus der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die einer vertraglich geregelten Geschäftsbeziehung vorausgehen und in der Erfüllung der Pflichten aus dem geschlossenen Vertrag. Zur Abwicklung unseres Vertrages mit Ihnen verarbeiten wir Stammdaten wie Vor- und Nachname, Ihren Werdegang zur Erstellung Ihres Lebenslaufes und weiterer Bewerbungsunterlagen. Zur Organisation der internen Projekte sowie zur Erstellung Ihrer Unterlagen nutzen wir die Dienste der Microsoft Ireland Operations Limited, mit welcher wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen haben. Soweit personenbezogene Daten auch in Drittländer wie die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Basis von Standardvertragsklauseln. Weiters verarbeiten wir Ihre Rechnungsanschrift sowie Ihre Rechnungs- und Bezahldaten. Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir zum digitalen Versand unserer E-Mail-Adressen.

2. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich im Einzelfall aus gesetzlichen Vorgaben. Zu diesen rechtlichen Verpflichtungen gehören z.B. die Erfüllung von Aufbewahrungs- und Identifikationspflichten, z.B. im Rahmen von Vorgaben für steuerliche Kontroll- und Meldepflichten und die Datenverarbeitung im Rahmen von Behördenanfragen.

3. Zur Erfüllung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Wir verarbeiten die Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern zur Kommunikation per E-Mail, Telefon und Post. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

Personenbezogene Daten werden zum Zweck der Durchführung von Geschäftsbeziehungen so lange gespeichert, wie hieran ein berechtigtes Interesse besteht.

4. Wer erhält die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten?

Im Rahmen der Vertragsbeziehungen beauftragen wir ggf. auch Auftragsverarbeiter oder Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten können. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben wird hierbei vertraglich sichergestellt.

5. Aufbewahrungsdauer

Die personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist.

1. Kommunikation über Videokonferenzsysteme (Microsoft Teams und Zoom)

Wir nutzen die Tools Microsoft Teams der Microsoft Ireland Operations Limited und Zoom der Zoom Communications für die Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen. Zugang zu den vereinbarten Terminen erhalten Sie über einen per E-Mail bereitgestellten Link. Mit Microsoft Ireland Operations Limited und Zoom Communications bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; soweit Daten in Drittländer wie die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Basis von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Diese Systeme sind nicht in unsere Website eingebunden; eine Nutzung erfolgt nur, wenn wir mit Ihnen einen Termin vereinbaren.

Folgende weitere Daten können nach Art und Umfang der konkreten Nutzung noch verarbeitet werden:

• Angaben zu Ihrer Person (z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild)
• Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation)
• Geräte-/Hardwaredaten (z.B. IP-Adressen, MAC-Adressen)
• Text-, Audio- und Videodaten (z.B. Chatverläufe, Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen)
• Verbindungsdaten (z.B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten)

Sie sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, mit uns über Microsoft Teams oder Zoom zu kommunizieren. Alternativ können Besprechungen auch per Telefon erfolgen.

2. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung für direkte Vertragspartner ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, für Geschäftspartner oder Kontaktpersonen bei externen Stellen das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Organisation virtueller Kommunikation und der Web-Konferenz.

3. Einsatz von KI-Diensten

Grundsatz

Bei der Erstellung Ihrer Bewerbungsunterlagen setzen wir KI-gestützte Dienste als Hilfsmittel ein. Die inhaltliche Arbeit, die fachliche Auswahl und die abschließende Kontrolle Ihrer Unterlagen liegen bei uns. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, da die Erstellung Ihrer Unterlagen Gegenstand des mit Ihnen geschlossenen Vertrags ist.

Mit allen unten genannten Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Bei keinem der eingesetzten Dienste werden Ihre Daten zum Training oder zur Weiterentwicklung der KI-Modelle verwendet.

Eingesetzte Dienste

OpenAI. Für die automatisierte Erstellung und Überarbeitung von Dokumententwürfen nutzen wir die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI. Vertragspartner ist die OpenAI Ireland Ltd. mit Sitz in Irland, die insoweit als Auftragsverarbeiterin für uns tätig wird. Über die Schnittstelle übermittelte Daten werden nach den vertraglichen Zusagen von OpenAI nicht zum Training der Modelle verwendet. Eine Übermittlung an die OpenAI OpCo, LLC mit Sitz in den USA kann stattfinden; für die USA besteht kein Angemessenheitsbeschluss, die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Die von OpenAI eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind unter https://platform.openai.com/subprocessors abrufbar.

Anthropic. Für unterstützende Textarbeit nutzen wir den Dienst Claude der Anthropic PBC im Geschäftstarif, der als Auftragsverarbeiter für uns tätig wird. Nach den vertraglichen Zusagen von Anthropic werden übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet. Auch hier kann es zu einer Verarbeitung in den USA kommen; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.

In beiden Fällen besteht das Risiko, dass US-Behörden auf die Daten zu Sicherheits- und Überwachungszwecken zugreifen, ohne dass Sie hierüber informiert werden oder Rechtsmittel einlegen können.

Über die genannten Dienste hinaus setzen wir keine weiteren KI-Dienste zur Verarbeitung Ihrer Unterlagen ein. Insbesondere werden Ihre Daten nicht in allgemein zugängliche Chat-Angebote wie ChatGPT oder Gemini eingegeben.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Bewerbungsunterlagen können Angaben enthalten, die nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind — etwa zu Gesundheit oder Behinderung, zur Religionszugehörigkeit oder zur Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft.

Wir bitten Sie, uns solche Angaben nur zu übermitteln, soweit sie für Ihre Bewerbung tatsächlich erforderlich sind. Soweit Sie uns derartige Angaben übermitteln, verarbeiten wir diese ausschließlich zum Zweck der Erstellung Ihrer Unterlagen und auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Speicherdauer

Die im Rahmen der KI-gestützten Bearbeitung übermittelten Inhalte werden von den Anbietern nur für die Dauer der Verarbeitung und eine kurze technisch bedingte Zwischenspeicherung zur Missbrauchserkennung vorgehalten und anschließend gelöscht. Die bei uns gespeicherten Unterlagen löschen wir nach den in dieser Erklärung genannten Fristen.

Wir betreiben folgende Social-Media-Präsenzen:

• LinkedIn: linkedin.com/company/matijevic-büroservice
• Facebook: facebook.com/mtjvcofficial
• Instagram: instagram.com/mtjvc_official

1. Betreiben der Social-Media-Seiten

Die auf Social-Media-Seiten eingegebenen personenbezogenen Daten wie Kommentare, Videos, Bilder, Likes, öffentliche Nachrichten usw. werden durch die jeweilige Social-Media-Plattform veröffentlicht. Wir behalten uns vor, Inhalte zu löschen, sofern dies erforderlich sein sollte. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

2. Seiten-Insights

Die Social-Media-Plattformen stellen anonymisierte Statistiken und Einblicke bereit, mit deren Hilfe wir Erkenntnisse über die Arten von Handlungen gewinnen, die Personen auf unserer Seite vornehmen (sog. „Seiten-Insights"). Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Diese Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt durch die Social-Media-Plattform und mich als sog. gemeinsam Verantwortliche nach Art. 26 DSGVO.

• LinkedIn: Joint Controller Addendum
• Instagram und Facebook: Page Controller Addendum

3. Datenverarbeitung durch den Betreiber der Social-Media-Plattform

Neben uns gibt es noch den Betreiber der Social-Media-Plattformen an sich. Auch dieser wird aus datenschutzrechtlicher Sicht als ein weiterer Verantwortlicher angesehen. An vielen Stellen können wir die Datenverarbeitung durch den Betreiber der Social-Media-Plattform aber nicht beeinflussen und wissen auch nicht genau, welche Daten dieser verarbeitet.

• LinkedIn: Datenschutzerklärung
• Facebook: Datenschutzerklärung
• Instagram: Datenschutzerklärung

4. Datenübermittlung in Drittländer sowie Empfänger

Im Rahmen der Plattform-Nutzung werden Ihre personenbezogenen Daten durch YouTube, Facebook und Instagram auch auf Servern in Drittländer, wie den USA, verarbeitet. Für die USA besteht kein angemessenes Datenschutzniveau. Die Datenübermittlung erfolgt aufgrund von Standardvertragsklauseln.