Fast täglich sehe ich Bewerbungen auf meinem Schreibtisch, die mit dem staubigen "Sehr geehrte Damen und Herren" eingeleitet werden. Es ist der schnellste Weg, um in der Masse der Bewerbungen sofort unterzugehen und Desinteresse zu signalisieren. Dabei ist es gar nicht schwer, den konkreten Namen der zuständigen Person herauszufinden, wenn man weiß, wo man suchen muss.
Mit dem Pfad, den ich seit Jahren mit meinen Kandidatinnen und Kandidaten durchgehe, erzielen wir in etwa 90 Prozent der Fälle innerhalb von zehn Minuten ein brauchbares Ergebnis. Diese Methode funktioniert für die kleine Hausarztpraxis auf dem Land genauso wie für den DAX-Konzern in Frankfurt. Hier ist dein Fahrplan.
Schritt 1: Die Stellenanzeige gründlich lesen
Bevor du irgendeine externe Quelle einschaltest, lies die Stellenanzeige zweimal komplett durch, auch die Fußzeile und die oft übersehene Kontakt-Box ganz unten. Erstaunlich oft steht dort ein Name oder zumindest eine Mail-Adresse mit direktem Personenbezug (vorname.nachname@firma.de). Wenn du auch nur einen Vornamen oder ein Kürzel findest, hast du genug Futter für den nächsten Schritt.
Schritt 2: Die Karriere-Seite und das Impressum
Die Karriere-Seite des Unternehmens ist deine zweitbeste Quelle. Viele Mittelständler zeigen dort eine Kachel mit Foto, Name und der direkten Durchwahl der Ansprechpartner. Bei Konzernen ist das seltener, kommt aber vor (oft als Teambezeichnung wie "Talent Acquisition Sales DACH"). Selbst wenn nur ein Team genannt wird, hast du damit einen klaren Suchbegriff.
Das Impressum nutzt du vor allem für sehr kleine Betriebe, in denen die Geschäftsführung Bewerbungen selbst sichtet (zum Beispiel im Handwerk oder bei inhabergeführten Unternehmen). In diesen Fällen ist der Geschäftsführer oft auch derjenige, der deine Bewerbung liest.
Schritt 3: LinkedIn systematisch durchforsten
LinkedIn ist die mächtigste Quelle für deine Recherche. Mit diesen drei Suchformeln landest du fast immer einen Treffer:
Erste Formel: Gib den Firmennamen im LinkedIn-Suchfeld ein, filtere nach "Personen" und suche nach Begriffen wie "Recruiter", "Talent Acquisition", "Talent Sourcer", "Personalreferent" oder "HR Business Partner". Diese Bezeichnungen decken im DACH-Raum fast alles ab.
Zweite Formel: Wenn der Fachbereich feststeht, spezialisiere deine Suche. Bewirbst du dich im Engineering, suche nach "Tech Recruiter [Firma]" oder "Recruiter Engineering [Firma]". Für Sales-Rollen suchst du nach "Recruiter Sales" oder "Talent Partner GTM".
Dritte Formel: Wenn du an den Hiring Manager herantreten musst (häufig in Start-ups unter 100 Mitarbeitenden ohne eigene HR-Abteilung), suche nach der Rolle, an die du direkt berichten würdest. Das sind Titel wie "Head of Engineering [Firma]" oder "Sales Director [Firma]". In Start-ups schätzen es diese Führungskräfte sehr, wenn du sie direkt adressierst, statt deine Mail an die info@-Adresse zu schicken.
Schritt 4: Xing als wertvolle Alternative nutzen
In Deutschland und Österreich ist Xing in eher konservativen Branchen (wie Banken, Versicherungen oder dem klassischen Maschinenbau) nach wie vor sehr lebendig. Viele Personaler pflegen ihr Xing-Profil aktiver als ihr LinkedIn-Pendant. Die Suche funktioniert dort exakt nach demselben Muster. Wenn du auf LinkedIn leer ausgehst, ist Xing dein nächster logischer Schritt.
Schritt 5: Das Telefon als Geheimwaffe nutzen
Ein kurzer Anruf in der Personalabteilung mit der Frage "An wen darf ich meine Bewerbung für die Stelle [X] richten?" führt fast immer zum Ziel. Oft erfährst du nebenbei noch wertvolle Details, etwa ob die Stelle noch aktuell ist oder wie viele Bewerbungen schon vorliegen. Das Gespräch dauert selten länger als 90 Sekunden und hinterlässt direkt einen ersten positiven Eindruck bei der Assistenz oder im Team.
Falls du zögerst: Personaler bekommen täglich tonnenweise anonyme Post. Ein freundlicher Anruf beweist echte Initiative und echtes Interesse (beides Eigenschaften, die fast jede Anzeige fordert).
Schritt 6: Die Plausibilität checken
Wenn du einen Namen ermittelt hast, prüfe kurz gegen, ob die Rolle auch wirklich passt. Eine Person aus dem Bereich "Recruiting Operations" ist seltener zuständig als ein aktiver "Talent Acquisition Manager". Findest du nur einen allgemeinen "HR Business Partner", ist dieser Name immer noch um Längen besser als die unpersönliche Sammelanrede.
Das solltest du unbedingt vermeiden
Vermeide es, der Person vorab eine LinkedIn-Anfrage mit der Frage zu schicken, an wen du die Unterlagen senden sollst. Das wirkt aufdringlich und wie der Versuch, den Prozess abzukürzen. Nutze den Namen einfach direkt in deinem Anschreiben. Vernetzen könnt ihr euch, wenn das erste Gespräch läuft.
Schreibe auch keine unsicheren Nachrichten wie "Soll ich Sie als Ansprechpartner angeben?". Das klärt sich von selbst: Sobald du den passenden Kontakt identifiziert hast, schreibst du ihn einfach hin.
So geht es für dich weiter
Diese Recherche ist reine Routine. Nach fünf bis sechs Bewerbungen nach diesem Muster brauchst du keine zehn Minuten mehr, sondern schaffst das in drei. Die Belohnung sind deutlich höhere Rückmeldequoten und ein reibungsloser Start im Vorstellungsgespräch. Wenn du gerade an einer Bewerbung bastelst und einfach nicht weiterkommst, wirf einen Blick auf meine Bewerbungshilfe, bei der ich solche Recherchen regelmäßig für meine Kandidaten übernehme.
Lass uns diesen Staub von deinen Anschreiben pusten und den Menschen dahinter direkt ansprechen.
Häufige Fragen
Wie lange darf die Recherche dauern, bevor sie sich nicht mehr lohnt?
In der Regel zehn Minuten. Wer länger sucht, hat oft eine Konstellation, in der wirklich kein Name verfügbar ist. Dann lieber eine elegantere Allgemein-Anrede wählen als die Recherche zu überziehen.
Was tue ich, wenn ich zwei plausible Namen finde?
Wähle die Person, deren Profil näher an deinem Fachbereich liegt. Wenn beide gleich passen, nimm die Person mit höherer Seniorität oder die, die in der Karriere-Seite namentlich genannt wird.
Ist es ein Fauxpas, wenn ich die falsche Person ansprechen?
Nein. Die meisten Recruiting-Teams sortieren Bewerbungen intern weiter. Ein leicht falscher Name ist immer noch besser als die unpersönliche Massenanrede.
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